Archivage d'un journal peut être une question relativement simple, mais il faut les bons outils pour le travail. Quels outils que vous choisissez dépend grandement de la façon interactive vous voulez être avec le journal après qu'il a été archivé. Habituellement, les journaux locaux sont disponibles sur microfilm à votre bibliothèque locale, qui peut fonctionner comme un système de sauvegarde. Ci-dessous sont les méthodes d'archivage d'un journal basé sur le niveau d'engagement financier et le temps variable.
Instructions
Options d'archivage
1 Décidez de votre niveau d'engagement. Est-ce que vous cherchez à investir dans un système pour une utilisation fréquente à long terme, ou avez-vous juste besoin d'enregistrer des choses comme une sauvegarde?
2 Enregistrer des copies papier si vous êtes à la recherche de la méthode la moins chère. Gardez un peu d'entre tous les papiers et les étiqueter d'une manière qui fait sens pour vous. En termes de journaux, il est un appelé la morgue, où les vieux papiers vont mourir. L'inconvénient de cette méthode: Il est difficile de trouver des histoires ou des photos à moins que vous sachiez exactement la date et la page ils ont couru sur. Il exige également que vous retapez texte ou numériser des photos lorsque vous souhaitez réutiliser le contenu archivé.
3 Depuis presque toute écriture de journal et la conception se fait sur ordinateur, sauvegarder des copies des fichiers peut être un espace d'économie plus flexible et un système accessible. Cela nécessite de l'espace informatique. Connectez-vous les histoires et photos numériques dans des dossiers individuels avec des titres appropriés, généralement fondé sur la date. Inclure les informations de légende dans la section «Informations de fichier" de chaque photo, ou vous aurez des centaines de photos que vous ne pouvez pas réutiliser parce que vous ne savez pas qui est dans l'image ou quel événement il a été pris à. Ce système peut devenir difficile à gérer. À un certain point, vous aurez besoin de télécharger les fichiers enregistrés sur un disque dur séparé ou sur CD-ROM, ce qui rend l'organisation clé de cette méthode. Cette méthode est également rentable, mais l'inconvénient est pas possible de rechercher dans le contenu de l'archive.
4 Vous pouvez récupérer des articles via Internet ou le site Web de votre papier si elle a une bonne fonction de recherche et un système de base compatible Web-entrée. Il est important de parler à votre concepteur Web sur cette méthode pour savoir comment les articles sont enregistrés dans votre système et si votre serveur et le logiciel peut gérer la charge. Il ne constitue pas une méthode idéale pour l'archivage et aurait besoin d'être sauvegardés souvent, ainsi que maintenu par celui qui est fait sur le site Web. Accès à des photographies de cette méthode est plus difficile parce que la faible résolution des images sur le Web signifie qu'ils sont inutilisables en version imprimée.
5 Une autre méthode consiste à archiver via une base de données où vous copiez du texte à partir des articles dans un fichier de base de données. Cela permettrait de recherche par mot clé. Cela pourrait se faire pour un coût relativement faible, mais le temps et l'argent dépensé pour avoir entrée quelqu'un toutes les informations et la clé correctement serait probablement mieux dépensé sur les services fonctionnels. En outre, il ne serait pas possible d'archiver les images avec cette méthode.
6 Utilisez un système d'archivage professionnel. La plupart des journaux utilisent une certaine forme de système automatisé pour la plupart comme Merlin qui garde la trace des dates d'exécution, d'informations de fichiers et les mots clés. Ces systèmes peuvent aller dans le prix de quelques centaines à plusieurs milliers de dollars, en fonction de vos besoins et la complexité du système. Certains sont basés sur le Web et sont accessibles de partout, tandis que d'autres sont basées sur le serveur, fournissant une base plus solide pour la construction d'une archive de journal.
Conseils et avertissements
- Lorsque des recherches sur vos options, garder à l'esprit vos objectifs pour le journal. Est-ce que vous cherchez un moyen d'organiser les photos d'usage quotidien, ainsi que des pièces anciennes archives? Si donc envisager archive spécifique partage software.Cost peut aussi aider à alléger le fardeau des petits papiers. Si votre journal appartient à une grande entreprise, les rabais de groupe pourraient être disponibles.