Reunions permettent aux gens de se rassembler pour célébrer le passé qui a façonné leur présent. Reunions sont un temps pour rattraper camarades que vous ne l'avez pas vu dans 10 ou 20 ans. Les familles élargies se réunissent pour renouveler les liens qui les font les familles. Malheureusement, les réunions ne se produisent pas. Comme pour les mariages, il y a beaucoup de détails qui doivent être aplanies avant le jour de l'événement. Avoir un comité où chaque membre supervise une zone de planification peut aider à l'événement le bon déroulement.
Le Comité
Pour une petite réunion, moins formelle, une famille à un par exemple, un comité de trois à quatre personnes est utile. Un membre peut superviser la mise en contact tous ceux qui seront invités, on peut trouver un emplacement pour l'événement et / ou planifier des activités pour le groupe, et un membre peut être en charge du budget, la collecte de l'argent et payer les frais liés à l'événement. Avoir un quatrième membre du comité qui peut concevoir et mettre à jour un site Web pour l'événement est également utile. Le plus grand et plus formelle la réunion, plus les gens seront nécessaires à chaque comité pour planifier et exécuter l'événement.
Comité d'invitation
Le président du comité d'invitation et son équipe sont responsables pour obtenir les noms, adresses actuelles, numéros de téléphone et adresses e-mail de tous ceux qui seront invités à l'événement. Si la réunion est un événement annuel, il serait sage de faire et de garder une liste à jour. Le président actuel serait responsable de la mise à jour de la liste et en lui donnant au président qui dirigera le comité l'année suivante. Ce comité serait chargé de communiquer avec tous les invités. Selon la façon formelle l'événement est, invitations pourraient être livrés par téléphone, par e-mail ou par écrit. Le comité serait chargé de tenir un total cumulé de personnes qui envisagent de venir et d'avoir cette information à la disposition du comité des fêtes et le comité des finances.
Comité de planification
Le comité de planification serait chargé de trouver un lieu assez grand pour contenir la réunion. Cela pourrait être aussi simple réservez un abri dans un parc local à une date spécifique pour une réunion de famille, ou aussi complexe que de faire les réservations dans un hôtel ou centre de convention pour une grande réunion. Le comité de planification pourrait être responsable de la planification ou de l'organisation d'activités pour l'événement, ou il peut y avoir un comité d'activités distinct qui est sous la supervision du comité de planification ou d'un comité tout à fait distincte. Le président du comité de planification travaillera avec le président des finances pour veiller à ce que les événements prévus sont dans le budget de la réunion et les sommes perçues pour ces événements vont payer pour eux.
Comité des finances
Le Comité des finances serait chargé de recueillir tout l'argent des participants pour la réunion et le versement de cet argent pour payer le coût de l'événement. Le comité des finances doit garder un œil sur la ligne de fond pour assurer les autres comités ne dépensent pas plus d'argent que prévu. Selon la taille de l'événement est, le président et un ou deux autres membres peuvent avoir besoin de mettre en place un compte courant dans une banque locale pour déposer toutes les sommes provenant de la vente des billets et les frais d'événements et de payer toutes les factures liées regroupement. Pour les grands événements, le comité peut avoir de nommer des personnes différentes pour être en charge des dépôts et des chèques de signature pour les factures pour éviter toute irrégularité financière possible de la part des membres du comité. Le président du comité des finances travaillera en étroite collaboration avec préside le comité d'invitation et des comités de planification pour assurer que l'événement se déroule bien et reste sur le budget.
Comité du site
Le comité de site serait chargé de concevoir et de mettre à jour le site Web de l'événement. Le comité travaillerait avec l'autre comité préside pour poster les informations qu'ils pensent que les participants auront besoin. Certaines informations du site pourrait contenir est président adresse de contact, cartes à tous les événements, les informations de l'hôtel et une liste courante de qui vient ou des photos de réunions précédentes.