Les généalogistes peuvent rapidement devenir inondés d'informations, et de le garder tout droit est un défi. Bien que des piles de dossiers, des graphiques et des photos encombrent encore la maison d'un buff de généalogie, l'encombrement ne sont pas tous sous forme de papier. Avec des échanges de courriels constants avec les membres de la famille, d'autres chercheurs et archivistes, il est possible de devenir dépassés par la généalogie la correspondance par courriel. L'organisation des emails généalogie peut garder l'encombrement au minimum et vous aider à trouver rapidement l'information dont vous avez besoin.
Instructions
1 Créer un compte de messagerie distinct. Avec tant de votre entreprise personnelle et professionnelle menée par email, il est logique d'avoir des comptes séparés pour des fins distinctes. Créer un compte de messagerie strictement pour la généalogie correspondance, et de donner cette adresse vers les sites ou les personnes qui échangent des informations sur les antécédents personnels.
2 Créer des dossiers électroniques supplémentaires. La clé de courriel garder organisé est l'utilisation des dossiers. Des programmes tels que Outlook, Yahoo, AOL, GMail et Hotmail ont tous la possibilité de créer des dossiers. Par exemple, sur le programme AOL, vous passez la souris sur le lien "Mes dossiers" sous le bouton de calendrier. Cliquez sur le lien "Ajouter" pour créer un nouveau dossier.
3 dossiers d'étiquetage. Une idée est de créer un dossier pour chaque nom de famille vous recherche. Vous pouvez créer un dossier principal intitulé "Surnames", puis avoir des sous-dossiers pour chaque nom de famille. Vous pouvez avoir un dossier «Lieux» pour des informations sur les comtés, pays ou états, un dossier général «Généalogie» pour les bulletins et conseils de listes de courriel.
4 Ecrire sous réserve des lignes descriptives. Comme vous envoyez un message, assurez-vous d'écrire une ligne d'objet descriptif. Par exemple, au lieu d'écrire «Johnson cousin» comme une ligne de sujet, écrire "Peter Johnson, le comté de Polk 1854" comme la ligne d'objet. Lorsque vous êtes à la recherche d'informations plus tard, la ligne de sujet et l'expéditeur sont les seuls éléments d'information vous verrez tout de suite, donc un sujet descriptif aide les recherches de vitesse.
5 Trier mail immédiatement. Une fois que vous avez le système d'organisation en place, garder une poignée sur votre correspondance par courriel en triant immédiatement.
Conseils et avertissements
- Outlook 2010 vous permet d'ignorer ou de nettoyer les conversations. Nettoyer efface les répétitions redondantes de messages lorsque vous avez répondu à un e-mail, et Ignorer la conversation se déplace vers le dossier Éléments supprimés.