coordonnateurs d'événements organisent une grande variété d'activités pour les clients, y compris des occasions sociales, privées et publiques. Les responsabilités exigent coordonnateurs de l'événement d'avoir de solides compétences organisationnelles, interpersonnelles solides talents, les connaissances et l'expérience nécessaires pour exécuter les affaires selon les directions des clients. Les types d'événements traités par les coordonnateurs d'événements comprennent des fêtes, des promotions, des hommages, des affaires politiques et de bienfaisance.
Planification
Discuter de l'objet et les objectifs de l'événement avec le client, comme une cérémonie, un mariage ou pique-nique entreprise. Établir la date, l'heure et des alternatives préférées. Constater le temps d'installation et les heures de départ / d'arrêt. Découvrez la taille du groupe et la composition des participants: femmes, hommes ou enfants. Clarifier les activités, réunions ou des besoins spéciaux. Parlez avec le client sur les loisirs, les divertissements, les activités de groupe ou des tâches de team building. Déterminer la disposition des sièges, et audio / vidéo et les exigences de production.
Faites une liste des aliments et des boissons; décomposer selon les repas, les pauses ou la réception. Découvrez si vous aurez besoin de prendre des dispositions pour tout type de transport. Produire une ligne de temps pour des activités et des décisions importantes dans l'ordre où ils se produisent.
Budget
Créer un budget pour l'événement et quelle partie sponsor de l'événement paie et quelle partie les participants paient. Faire un bilan détaillant chaque dépense pour tous les domaines de l'événement ou de la réunion, y compris le personnel, le marketing, le transport, la nourriture, les boissons et autres articles. Ajouter une éventualité pour des coûts imprévus qui peuvent survenir.
Les offres du site
Faites une liste des attributs du site choisi devra accueillir l'événement. Le choix peut inclure une station, réunion, congrès ou hôtel d'aéroport. Déterminer la taille des chambres nécessaires, le nombre de chambres et si vous avez besoin d'équipement spécial. Vérifiez si l'installation est la planification toute grande conférence ou autres activités sur votre date souhaitée qui pourrait influer sur votre choix de site.
En outre, tenir compte des situations de travail, les conditions météorologiques, la sécurité et d'autres problèmes potentiels. Obtenir des estimations de coûts pour la location du site, des fleurs, des décorations, des aliments et des boissons, des divertissements et des coûts d'impression. Vous pouvez également avoir préféré des arrangements avec certains fournisseurs d'hébergement.
Proposition
Après avoir terminé la recherche initiale, préparer une proposition pour le projet. Détaillez les exigences discutées avec le client. La proposition doit inclure les dates, les types et le nombre de chambres, la taille et le nombre de salles de réunion et les heures disponibles préférées et facultatives. Mettez dans une gamme de débits, types de boissons et les repas, les activités et d'autres informations essentielles au besoin.
Exécution
Confirmer les derniers détails avec le client. Décidez de la personne responsable de l'exécution de chaque fonction de l'événement ou de réunion, y compris les réservations, commander de la nourriture et des boissons, et en contact avec divers fournisseurs. Mettre en place la supervision du personnel et des fournisseurs le jour de l'événement et discuter du calendrier avec la personne responsable. Rencontre avec le personnel pour confirmer l'achèvement des tâches essentielles du calendrier désigné. Arrivez tôt pour la configuration du site. Aller sur les derniers détails avec les superviseurs, les traiteurs et autres. Matériel d'essai si nécessaire.