Messages fournissent un moyen pour vous de laisser des informations sans en parler avec une personne. Chaque fois que de laisser un message, utiliser un ton courtois et un langage poli. Il est tout aussi important de rester poli et professionnel au téléphone et par courrier électronique comme il est d'agir de façon professionnelle en personne.
Méthodes de message
Bien que la messagerie vocale sert comme un moyen populaire de laisser un message, il est pas la seule méthode. Si vous préférez la communication écrite, vous pouvez laisser une note physique ou envoyer un e-mail ou même message texte. Pour les messages d'affaires, tenir au courrier électronique et des messages téléphoniques. Si vous envoyez un message à un ami ou membre de la famille, utilisez une méthode que vous voulez, de textos à écrire sur un mur Facebook. Si vous écrivez un message électronique ou d'une lettre, assurez-vous épeler le nom de la personne que vous communiquez correctement.
Nom et Coordonnées
Toujours commencer un message vocal avec votre nom complet et le numéro de téléphone. Utilisez une voix claire et parler lentement. Si vous connaissez votre numéro est pas bloqué et que vous appelez d'un téléphone cellulaire, qui est généralement pas aussi important. La plupart des téléphones cellulaires tiennent un registre de tous les appels de sorte que la personne que vous appelez aura votre numéro de téléphone. Si la personne que vous appelez connaît déjà votre numéro, vous ne devez pas l'inclure. Par exemple, vous ne pouvez pas besoin d'inclure votre numéro si vous appelez votre sœur. Si vous quittez un message sous une forme autre que la messagerie vocale, comme une note ou e-mail, votre nom et les informations de contact pertinentes. Vous pouvez inclure votre adresse e-mail ou le numéro de fax.
But de l'appel
Expliquez pourquoi vous appelez ou contacter quelqu'un. Si vous confirmez une réunion ou rendez-vous, rappeler à la personne de l'heure et la date. Si vous appelez pour discuter d'un sujet personnel ou professionnel spécifique, mentionner brièvement, comme "Je vous appelle pour discuter de la fête de mariage." Si vous écrivez un message de note ou e-mail, vous pouvez expliquer la situation plus en profondeur. Vous pourriez dire: «Je vous appelle pour discuter de la fête de mariage. Je voulais organiser un covoiturage avec vous et votre soeur."
Déclaration de renseignements
Inclure une ligne de temps dans votre message, et si vous avez besoin d'un message de retour ou un appel, dites. Vous pouvez dire: «Rappelez-moi à tout moment cette semaine" ou "Appelez-moi par cinq ce soir." Dites qui vous appelez la meilleure façon de revenir à vous. Si vous envoyez un email à quelqu'un mais que vous voulez un appel téléphonique en réponse, assurez-vous de le dire. Si vous souhaitez organiser une réunion en personne, demander un appel téléphonique de retour de sorte que vous pouvez en créer un. Si vous avez l'intention d'appeler quelqu'un bientôt de retour, dire quelque chose comme: «Je te rappelle demain." Si vous quittez un message d'information et ne nécessitent pas un appel de retour ou de la réponse e-mail, mentionner que dans votre message.
Terminer le message
Conclure des lettres et des notes en écrivant un bon-bye --- aka close gratuit --- tels que "Best" ou "Sincèrement," ainsi que votre nom. Pour les entreprises email, écrivez votre nom complet et le titre. Le e-mail personnelle, votre prénom devrait suffire. Si vous quittez un message vocal, vous pouvez répéter votre nom ou le numéro. Aussi toujours inclure une fin agréable, comme "Merci" ou "je l'espère de vous entendre bientôt."