Chaque événement a besoin d'un budget, à moins bien sûr que vous avez un généreux bienfaiteur qui est prêt à remettre un chèque en blanc. Des mariages aux soirées corporatives, un budget est l'un des éléments les plus importants de votre planification d'événements. Voici quelques conseils pour la planification d'un budget qui conduira à un événement réussi:
Instructions
1 Ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans Excel ou un programme similaire. Pour créer un budget, il permet d'ajouter les en-têtes suivants:
Article
Montant budgétaire
Montant actuel
Dépôt
Remarques
Ajouter une ligne pour Total, et utiliser la Somme ou Auto totale fonction pour ajouter chaque colonne.
Si vous prévoyez un grand mariage ou un événement d'entreprise, vous pouvez également ajouter des catégories telles que les aliments / boissons, de divertissement, d'impression ou de publicité, Cadeaux, Transport, etc.
2 Maintenant , remplissez chaque ligne avec une description de l' objet et le montant du budget. Gardez à l'esprit la nourriture et la boisson sont généralement 30% des coûts globaux. Considérons le premier passage comme un "brouillon". Vous allez probablement faire plusieurs ajustements à votre budget le long du chemin. Une fois que vous avez terminé un brouillon, assurez-vous d'enregistrer le document!
3 Comme vos plans d'événements progressent, revenir en arrière et mettre à jour votre feuille de calcul afin que vous sachiez exactement où vous êtes en ce qui concerne votre budget. Ajout des coûts réels peut également vous aider à régler d'autres éléments ou catégories. Vous avez peut-être prévu au budget de 200 $ pour les cadeaux d'invités, mais en réalité, seulement dépensé 150 $ - vous laissant 50 $ à appliquer à un autre élément de l'événement.
Pour les dépôts: ajouter dans le montant du dépôt et de changer la couleur de police rouge. Comme vous payez des dépôts pour des articles comme divertissement, hôtels, etc., vous pouvez changer la couleur de retour au noir (ou quel que soit votre valeur par défaut est). Il est juste un autre visuel pour montrer ce qui est encore en suspens.
Utilisez la section des notes à la liste des citations de prix supplémentaires, ou les dates que le prix peut aller jusqu'à un point au budget.
Assurez-vous de vérifier votre auto-Total. Il est toujours agréable d'être sous-budget pour un événement, mais aller plus peut être extrêmement stressant!
4 Distribution d' un budget de l' événement à tous les acteurs garde toutes les parties sur la même page. Si vous prévoyez un événement comme un mariage ou une fête d'anniversaire, votre budget peut montrer aux autres combien d'argent est nécessaire par chaque personne à assurer que votre événement se déroule sans accroc!
Conseils et avertissements
- Avoir un fonds d'urgence! 20% au minimum - 30% est le meilleur.
- Aucun événement doit être définie uniquement par son «budget. Si vous travaillez avec un petit budget, envisager des solutions créatives pour obtenir les éléments que vous voulez.