Que ce soit l'organisation d'une réunion de famille ou tracer votre ascendance, ayant un répertoire de famille est inestimable. Mais même sans un but précis, un répertoire de la famille aide les familles à rester en contact. La plupart des familles sont réparties dans tout le pays et dans le monde, de sorte que ce qui est pratique pour accéder aux informations de contact augmente les membres de la famille de vraisemblance communiquent plus souvent. Décider ce qui sera ou ne sera pas inclus dans le répertoire et la collecte des données peut prendre du temps, mais la mise à jour régulière, une fois complète devrait être rapide et facile.
Instructions
Annuaires imprimés
1 Faites une liste des informations que vous souhaitez inclure dans le répertoire et créer une forme facile à complète. Inclure une introduction expliquant le but de l'annuaire et une date de retour par. Soyez aussi complet que possible, afin que les membres peuvent sélectionner les méthodes de communication et de l'information qu'ils sont plus à l'aise. Les catégories de données seront probablement inclure le nom (et nom de jeune fille), la maison et les numéros de téléphone cellulaire, adresse de la maison avec le code postal, adresse e-mail, et de l'information de chat vidéo de contact. Pensez à ajouter des catégories telles que la date de naissance, la profession, le lieu de travail et de contact de travail. Indiquer quels éléments sont nécessaires et qui sont facultatifs.
2 Rassemblez maison et adresses e-mail ainsi que les numéros de téléphone pour les membres de la famille dont les coordonnées de base que vous avez déjà, et faire circuler une demande pour toute information de contact qu'ils pourraient avoir pour d'autres membres de la famille. Vous trouverez probablement courriel la méthode la plus rapide et la plus simple pour la collecte de ces données, mais pour certains membres, comme 90-year-old tante Martha qui vit dans une maison de soins infirmiers, un appel téléphonique, "snail mail" lettre ou visite personnelle pourrait être plus efficace.
3 Décidez combien de membres de la famille élargie que vous souhaitez inclure. Si vous avez une petite famille, vous aurez probablement inclure des deuxième et troisième cousins, et peut-être même les beaux-parents de ces parents éloignés. Pour les grandes familles, votre coupure pourrait être à des cousins germains.
4 Distribuez votre formulaire de demande d'information.
5 Enregistrez toutes les informations sur une feuille de calcul. Mettez les noms dans la première colonne à gauche et inclure rubriques pour l'information sur la première ligne.
6 Préparer une version préliminaire de l'information. Indiquer clairement toutes les copies que «projet». Distribuer aussi largement que possible, soit en personne ou par courriel ou par la poste, demander des corrections et des ajouts. Si vous envoyez le projet par e-mail, verrouiller le fichier de sorte qu'il est une "lecture seule." Demander les corrections seront envoyés dans un e-mail ou vous courez le risque de nouvelles erreurs en cours d'introduction dans la feuille de calcul. faire soigneusement les changements et vérifier l'exactitude de vos informations. Vérifiez que tous les numéros de téléphone sont indicatifs régionaux.
7 Imprimer des copies du répertoire pour être distribués à une réunion de famille ou d'être envoyés par la poste. Si votre répertoire est grand, il peut être rentable que cela se fasse dans un magasin d'impression local, où ils peuvent se lier le répertoire dans un livre. Pensez à charger un petit supplément pour couvrir vos dépenses.
Répertoires numériques
8 Recueillir, assembler et double-vérifier les informations pour le répertoire comme vous le feriez pour une version imprimée. Déterminez si votre répertoire numérique final sera un document de traitement de texte ou tableur. Bien qu'il puisse être plus facile d'accéder aux données et faire des modifications dans un format tableur, traitement de texte fournit des options pour une présentation plus attrayante. Par exemple, pour les petits répertoires de la famille, vous pouvez inclure une page pour chaque membre de la famille et d'inclure des photos numériques ou des illustrations numérisées.
9 Au lieu d'imprimer des copies de votre feuille de calcul préparée, l'envoyer en pièce jointe aux membres de la famille qui ont fourni une adresse e-mail. Verrouiller le fichier afin qu'il soit «en lecture seule."
dix Graver plusieurs copies de votre fichier de tableur sur un disque, si votre ordinateur possède le logiciel et la capacité de le faire. Sinon, mettre les informations sur une clé USB portable et le prendre à un atelier d'impression qui peut rendre les disques pour vous. Ces disques peuvent être envoyés par la poste escargot ou distribués en personne à un événement familial.
11 Envisager de nommer quelques membres de la famille clés pour aider à des mises à jour en cours d'information. Ces personnes recevraient versions débloqués du fichier afin qu'ils puissent apporter des modifications. Par exemple, quand un membre de la famille se déplace à une nouvelle maison, ils informent l'un de ces éditeurs nommés, qui fait la révision appropriée et redistribue des copies actualisées de la feuille de calcul. Les pièces jointes peuvent être envoyées chaque fois qu'un changement se produit, ou vous pourriez préférer seulement distribuer des disques mis à jour à des dates prévues - par exemple, au début d'une nouvelle année ou à la date anniversaire de la réunion.
Conseils et avertissements
- Pour assurer moins d'erreurs, ne vous précipitez pas la distribution de votre copie finale. Demander des mises à jour régulières de tous les changements pour garder votre courant de données.
- Demander une photographie numérique à inclure dans le répertoire.
- Ne pas inclure l'information de tout membre de la famille, sauf si vous avez d'abord contactés directement et reçu leur autorisation.